بعد Gmail Microsoft Outlook è il provider di posta elettronica più popolare. Le aziende adorano il programma Microsoft Outlook Grazie alla sua stretta integrazione con il pacchetto Office 365. Per i consumatori, Microsoft ha svolto un lavoro encomiabile con spazio di archiviazione, disponibilità multipiattaforma e funzionalità.
L'app Outlook è disponibile su iOS, Android, Windows, macOS e sul Web. L'azienda ha acquistato la popolare app Acompli e il calendario Sunrise per accelerare lo sviluppo di app mobili. In breve, ci sono ragioni sufficienti per utilizzare Outlook rispetto ai concorrenti per uso personale. Ma con solo 15 GB di spazio di archiviazione gratuito, potresti esaurire lo spazio di archiviazione. E con la crescente tendenza delle e-mail di marketing e dello spam non necessario, è più difficile che mai filtrare le e-mail pertinenti dalla posta indesiderata.
Microsoft offre funzionalità di posta in arrivo mirate, ma si limita a filtrare le e-mail relative agli utenti. Un'altra utile aggiunta sono le regole di Outlook. È la versione di Outlook di IFTTT. Utilizzando le regole, è possibile creare più automazioni per spostare determinate e-mail nell'archivio o eliminare la sezione della posta.
In questo post, ti guideremo attraverso la funzionalità delle regole di Outlook e creeremo alcune regole per l'eliminazione e l'archiviazione automatiche delle e-mail da Outlook. Il post coprirà anche un altro trucco bonus di Outlook per annullare l'iscrizione a e-mail irrilevanti da un posto. Iniziamo.
Crea una regola di eliminazione automatica dall'e-mail
Innanzitutto, la funzionalità delle regole è disponibile solo nell'app Outlook per Windows/Mac e in Outlook Web. In questo post, menzionerò i passaggi per la versione Web di Outlook.
Passo 1: Apri Outlook Web e accedi con le credenziali del tuo account Microsoft.
Passo 2: Seleziona e apri un'e-mail non correlata.
Passo 3: Tocca il menu a tre punte e seleziona Crea regola.
Passo 4: Crea una regola per trasferire i messaggi dal mittente agli elementi eliminati.
Successivamente, tutte le e-mail del mittente andranno direttamente nella casella di posta eliminata. Puoi comunque accedervi dall'elenco degli elementi eliminati nelle cartelle.
Crea regole di eliminazione automatica dalle impostazioni di Outlook
Lo scenario precedente sposta tutte le e-mail dal mittente agli elementi eliminati, ma cosa succede se qualcuno vuole eliminare le e-mail con determinati argomenti o parole chiave dal corpo del messaggio.
Ad esempio, non voglio ricevere offerte di prestito, aggiornamenti sul coronavirus o qualsiasi altra spazzatura di marketing dalla mia banca. Tuttavia, desidero ricevere l'estratto conto mensile e la fattura della carta di credito nella mia posta. Quindi, come impostare tali regole? Segui i seguenti passaggi.
Passo 1: Apri Outlook Web e vai su Impostazioni.
Passo 2: Mostra tutto Impostazioni di Outlook , apparirà un menu impostazioni personalizzate.
Passo 3: Seleziona l'opzione Regole e seleziona Aggiungi una nuova regola.
Passo 4: Chiamiamola regole bancarie e aggiungiamo una condizione.
Passo 5: Aggiungi parole chiave che non sono più rilevanti per te, ho aggiunto termini di messaggio come Prestito, EMI, ecc.
Passo 6: Crea una regola per spostare tutte le email nella cartella di eliminazione e premi Salva.
Ora, ogni volta che ricevi e-mail con parole in prestito, EMI o parole chiave importanti, verranno automaticamente spostate nella cartella di eliminazione.
Creiamo un'altra regola utile. lo facciamo? Ogni azienda invia agli utenti e-mail relative al coronavirus. Mentre applaudo ai loro sforzi, a volte mi stanca leggere quotidianamente le notizie sul virus mortale. Con l'aiuto delle regole di Outlook, puoi eliminare automaticamente quei messaggi prima che ti raggiungano.
Passo 1: Apri Outlook Web e vai a Impostazioni > Posta > Regole.
Passo 2: Diamo la nuova regola"coronavirusNome e aggiungere termini.
Passo 3: Aggiungi condizioni come se il corpo del messaggio include la parola chiave "coronavirus" E il "COVID-19”, quindi sposta queste e-mail in una cartella Elimina.
Regole di Outlook è una funzione potente e le possibilità sono infinite. Ecco come usarlo. Ogni volta che sono in vacanza, creo una regola per spostare tutte le email in arrivo nella cartella Durante il viaggio e non abbandonarle mai durante il tempo della famiglia.
Annulla l'invio di email non correlate
La funzione di eliminazione automatica è utile quando si desidera filtrare le email rilevanti da quelle false. Ma cosa succede se si desidera interrompere del tutto la ricezione di e-mail dal mittente. Bene, puoi sempre utilizzare l'opzione di annullamento dell'iscrizione dall'e-mail.
Ma trovare il piccolo pulsante di annullamento dell'iscrizione su ogni e-mail può richiedere tempo e noioso. Fortunatamente, con Outlook Web puoi vedere tutti i mittenti di posta elettronica con un pulsante di annullamento dell'iscrizione in un unico posto.
Passo 1: Apri Outlook Web e vai su Impostazioni.
Passo 2: Vai a Posta > Abbonamenti.
Passo 3: Qui vedrai un elenco di mittenti di posta elettronica con un grande pulsante di annullamento dell'iscrizione.
Passo 4: Annullamento dell'iscrizione non necessario dall'elenco e puoi anche fare clic sul menu a tre punti per bloccare il mittente.
Uso questa funzione una volta al trimestre per rimuovere le email irrilevanti dall'elenco.
Usa Outlook come un professionista
Microsoft Outlook racchiude eccellenti funzionalità grammaticali. Puoi usarlo per eliminare automaticamente i messaggi, archiviarli automaticamente, messaggi in arrivo, spostarli in cartelle diverse per un certo periodo e persino annullare l'iscrizione di un mittente non necessario dall'elenco individuale. La soluzione di cui sopra ha funzionato come una meraviglia per noi. Hai scoperto una soluzione diversa che non include app di terze parti?
