Formattare le tabelle e analizzare i dati richiede molto tempo, soprattutto quando righe e colonne contengono centinaia di valori variabili. Google Fogli è ora più intelligente e ti consente di utilizzare le funzionalità basate sull'intelligenza artificiale per organizzare automaticamente i dati, suggerire formule e riepilogare le informazioni senza scrivere una sola riga di codice.
Che tu stia lavorando su report settimanali, fogli di calcolo finanziari o file di lavoro di squadra, gli strumenti di intelligenza artificiale di Fogli Google possono aiutarti a svolgere il lavoro in modo rapido e preciso. In questa guida imparerai come iniziare a utilizzare questi strumenti, quali funzionalità offrono e come personalizzarli in base alle tue esigenze.
La funzionalità di intelligenza artificiale di Google inserisce modelli linguistici basati su Gemini direttamente nelle celle del foglio di calcolo, senza bisogno di componenti aggiuntivi. Con questo strumento puoi generare nuovo testo, riassumere blocchi di dati, classificare voci o persino ipotizzare opinioni, il tutto digitando una semplice formula.
nota
La funzionalità di intelligenza artificiale di Fogli Google fa parte di Google Workspace Labs ed è basata sull'intelligenza artificiale Gemini di Google. Se la funzione Chiedi a Gemini è abilitata in Fogli Google, puoi accedere facilmente alle funzionalità di intelligenza artificiale nei tuoi fogli di calcolo.
Struttura della funzione AI()
La funzione AI ha due argomenti:
=AI(prompt, [cella_di_riferimento_o_intervallo])
?
Prompt (obbligatorio): una stringa di testo tra virgolette che indica all'IA cosa desideri. Ad esempio, potresti scrivere un semplice prompt come "Riassumi questa recensione in una frase" o qualsiasi altra cosa di cui hai bisogno.
cell_reference_or_range (facoltativo): questa direttiva specifica la cella (o l'intervallo di celle) che contiene i dati su cui si desidera che l'IA operi.
Se si omette il riferimento, l'intelligenza artificiale utilizzerà un ragionamento basato solo sul contesto, che può fornire risultati sorprendentemente utili ignorando tutto il contenuto delle celle. Inoltre, la funzione restituisce testo normale, quindi è possibile associarla ad altre formule (ad esempio, utilizzare la funzione LEFT() per ottenere solo le prime parole).
Come utilizzare la funzione AI()
Apri o crea un foglio di calcolo Google e assicurati di utilizzare un account che possa accedere a Gemini for Workspace. Fare clic sulla cella in cui si desidera utilizzare la funzione AI. Quindi digita =AI() e inizia a scrivere il prompt. Puoi usare il linguaggio naturale, quindi non preoccuparti troppo della sintassi. Seleziona l'intervallo di dati o torna alle celle pertinenti. L'intelligenza artificiale utilizzerà questi dati per generare informazioni.
Premendo il pulsante "Invio", nel foglio di calcolo apparirà il pulsante "Crea e inserisci". Cliccandoci sopra, la risposta generata dall'intelligenza artificiale verrà inserita nella cella designata nella cronologia delle versioni.
È anche possibile trascinare il quadratino di riempimento per applicare la funzione AI a più righe o colonne, consentendo di elaborare i dati in batch. Inoltre, puoi rivedere l'output e, se vuoi ottenere un nuovo risultato, cliccare sul pulsante "Aggiorna e inserisci": il prompt dei comandi verrà riavviato e genererà una nuova risposta.
Esempi della funzione AI()
Puoi utilizzare la funzione AI per svolgere tre attività principali: generare testo in base ai tuoi dati, riassumere la tua tabella e ordinare o categorizzare automaticamente le voci. È anche possibile eseguire calcoli semplici su righe e colonne, come addizioni e sottrazioni, ma i calcoli avanzati non sono supportati.
Non solo, puoi anche interpretare il contenuto delle celle per determinare il sentimento o altre emozioni, ad esempio per determinare il tono delle recensioni di feedback. Ad esempio, supponiamo che tu abbia un elenco pieno di recensioni dei clienti provenienti dal tuo negozio online o da sondaggi e che tu abbia bisogno di identificare i commenti positivi, negativi e neutri senza leggere l'intero feedback per risparmiare tempo. Puoi inserire questa semplice richiesta utilizzando la funzione AI:
=AI("Questo feedback del cliente è positivo, negativo o neutro?", A2)
Riceverai immediatamente una valutazione positiva, negativa o neutra, che ti consentirà di organizzare la tua agenda e rispondere più velocemente alle critiche. Per applicare questa modifica a tutte le note sottostanti, trascina semplicemente il quadratino di riempimento verso il basso e premi il pulsante Crea e Inserisci.
Puoi anche ordinare i dati in base alle tue istruzioni facendo riferimento ad altre celle. Ad esempio, supponiamo che la colonna C elenchi le descrizioni di varie spese, come biglietti aerei, pranzi e abbonamenti software, e che tu voglia categorizzarle ordinatamente in "Viaggi", "Ufficio" o "Altro" per il tuo team finanziario. Basta usare:
=AI("Classifica questa spesa come Viaggio, Ufficio o Altro", D3)
L'IA tenterà di etichettare o classificare ogni input, ma a volte potrebbe perderne alcuni. Tuttavia, se necessario, è possibile rigenerare l'output o modificare il prompt per migliorarne la precisione. Poiché questa funzionalità è ancora sperimentale, sono previsti errori occasionali: richieste vaghe e dati incoerenti possono confondere il modello.
Come accade con qualsiasi modello linguistico, potrebbero verificarsi errori quali incomprensioni, interpretazioni errate o risultati illogici. Esaminare sempre attentamente i risultati, soprattutto per le attività critiche, e verificare i risultati anziché basarsi su di essi in modo casuale.
Oltre a queste attività, è anche possibile creare riepiloghi di testo, creare loghi dal testo ed eseguire calcoli semplici, come la sommatoria di celle di base.
=AI("Somma i numeri in queste celle", A1:A5)
avvertimento
Non esiste alcuna garanzia di riservatezza per i dati sensibili. Ricorda che le query AI passano attraverso i server di Google, quindi evita di inviare informazioni personali o riservate tramite i prompt.
Cose che questo lavoro non può fare
Sono molte le cose che questa funzione non può fare. Ad esempio, il suo ambito è limitato alle tue affermazioni e ai tuoi dati di riferimento. Non cancella autonomamente l'intero foglio di lavoro né estrae dati esterni. Inoltre, non può connettersi alla rete Internet in tempo reale per conoscere i prezzi delle azioni in tempo reale, controllare le previsioni del tempo o estrarre dati dai siti web.
Quando si crea un'analisi, questa diventa un'istantanea statica. Se i dati sottostanti cambiano, è necessario chiedere nuovamente all'IA di aggiornare il risultato. Non è inoltre possibile creare diagrammi, diagrammi o tabelle.
La funzionalità di intelligenza artificiale in Fogli Google presenta limitazioni di generazione sia a breve che a lungo termine; Se viene raggiunto il limite a lungo termine, la generazione viene interrotta temporaneamente per 24 ore. Può generare output per un massimo di 200 celle selezionate alla volta, consentendo l'elaborazione di celle aggiuntive una volta completata la generazione iniziale.
L'area di lavoro di Google basata sull'intelligenza artificiale
La funzionalità di intelligenza artificiale di Google fa parte di un'iniziativa più ampia volta a integrare l'intelligenza artificiale negli strumenti aziendali. Obiettivi Prossime funzionalità, come "Aiutami ad analizzare in Fogli", "Panoramica audio in Documenti" e "Flussi dell'area di lavoro", per semplificare l'interpretazione dei dati, l'uso dei contenuti e l'automazione del flusso di lavoro. Questi miglioramenti sono progettati per semplificare le attività quotidiane, ridurre lo sforzo manuale e aumentare la produttività.
Abilitando l'interazione in linguaggio naturale in Fogli Google, l'intelligenza artificiale rende l'analisi dei dati più semplice e accessibile, anche per gli utenti non tecnici. Si prevede che con l'evoluzione di questi strumenti rivoluzioneranno il modo in cui i professionisti lavorano con i dati, concentrandosi su semplicità, velocità e informazioni fruibili.
Il mio consiglio: se questa funzionalità è disponibile nei tuoi Fogli Google, provala! Inizia con un'attività semplice e scopri quanto efficacemente automatizza il tuo flusso di lavoro.
Grazie alle funzionalità intelligenti integrate in Google Fogli, puoi ridurre ore di lavoro manuale a minuti. L'intelligenza artificiale non si limita a fornire suggerimenti; può organizzare i dati e fornire informazioni rapide che ti aiutano a prendere decisioni migliori.
Inizia a sperimentare con gli strumenti che abbiamo esaminato e, a ogni utilizzo, scoprirai nuove funzionalità che renderanno più semplice ed efficiente l'utilizzo dei dati. Le tue tabelle non sono più solo celle... sono spazi intelligenti che ti aiutano a pensare e a organizzare più velocemente.
