I modi migliori per prepararsi a un meeting di successo, passo dopo passo

Per prepararsi a una riunione importante non basta semplicemente preparare una presentazione o portare appunti. Semplici e ponderati accorgimenti possono fare una grande differenza nell'efficienza e nei risultati di una riunione. Dall'organizzazione dell'ordine del giorno alla preparazione alle domande più frequenti, una buona preparazione aiuta a presentare al meglio le proprie potenzialità e a garantire che gli obiettivi della riunione vengano raggiunti in modo efficace.

6. Testare il microfono e la telecamera.

Non c'è niente di più frustrante o poco professionale che partecipare a una riunione e scoprire che nessuno può sentirti o vedere il tuo video. Se la causa è semplicemente un microfono disattivato o una fotocamera chiusa nell'app, questa è una soluzione rapida. Tuttavia, se il problema riguarda l'hardware o un difetto più profondo nel software, la situazione può peggiorare rapidamente. Allo stesso modo, una scarsa qualità audio o video può essere altrettanto imbarazzante.

Per evitare qualsiasi problema durante la riunione, testa sempre prima la videocamera e il microfono. Di solito apro l'app della fotocamera, registro un breve video con audio e poi lo riproduco per accertarmi che tutto funzioni come previsto. Inoltre, testo il microfono e la videocamera direttamente nell'app per riunioni che utilizzerò. È un semplice passaggio che può risparmiarti inutili stress dell'ultimo minuto.

ملاحظة
Se stai utilizzando per la prima volta una nuova app o un nuovo sito web per videoconferenze, assicurati di modificare le impostazioni delle autorizzazioni per consentire all'app o al browser di accedere al microfono e alla fotocamera.

5. Assicurati di aver effettuato l'accesso all'account corretto.

Sia che tu abbia pianificato la riunione o che tu sia stato invitato, assicurati di accedere con lo stesso account che hai utilizzato per creare o ricevere l'invito. Se passi da un account all'altro, ad esempio Zoom o Microsoft Teams, l'accesso all'account sbagliato potrebbe impedirti di aprire il collegamento o di partecipare alla chiamata.

Quando utilizzi un browser, potresti accedere automaticamente al tuo account predefinito. Se questo non è l'account corretto per la riunione, potresti non essere in grado di parteciparvi. Mi è successo più volte su Google Meet. Per evitare ritardi, controlla subito di utilizzare l'account corretto sulla pagina dell'app e, se necessario, modificalo.

4. Assicurati che la tua connessione Internet sia stabile

Anche con tutta la dovuta preparazione, una connessione Internet lenta può rovinare la tua riunione. I video al rallentatore, l'audio discontinuo o le interruzioni casuali possono dare una cattiva impressione. Per evitare questo tipo di imbarazzo, controllo sempre la velocità della mia connessione Internet prima di ogni riunione. Se mi sento lento, prendi alcune precauzioni per garantire che la chiamata proceda senza intoppi.

Per prima cosa disconnetto gli altri dispositivi dalla rete per assicurarmi che il dispositivo che sto utilizzando abbia la larghezza di banda maggiore. Chiudere anche le app o i download non necessari in esecuzione in background. Anche avvicinarsi al router o utilizzare una connessione Ethernet cablata può essere utile. Per ogni evenienza, tengo sempre pronto un backup, come un hotspot mobile, così sono coperto nel caso in cui qualcosa vada storto.

3. Disattivare tutte le notifiche prima di partecipare.

Immagina di condividere lo schermo durante una riunione e all'improvviso compare una notifica di messaggio personale visibile a tutti: piuttosto imbarazzante, vero? Anche se la notifica non è privata, gli avvisi o i promemoria delle app possono distrarre. Pertanto, dovresti gestirli prima che la riunione abbia inizio. Quello che faccio solitamente è disattivare tutte le notifiche.

Se utilizzi Windows, puoi disattivare le notifiche aprendo l'app Impostazioni, andando su Sistema > Notifiche e disattivando il pulsante Notifiche.

Per gestire le notifiche su macOS, fai clic sul menu Apple nell'angolo in alto a sinistra e apri Preferenze di Sistema. Successivamente, vai alla scheda Notifiche per regolare le impostazioni.

2. Controlla attentamente l'orario dell'incontro e unisciti in anticipo.

All'inizio del mio percorso da freelance, ho perso alcune opportunità semplicemente perché non avevo compreso appieno le differenze di fuso orario. Anche se il ritardo non è intenzionale, potrebbe farti apparire inaffidabile o poco professionale. Per questo motivo, mi assicuro sempre di controllare l'orario dell'incontro e di arrivare puntuale, soprattutto quando incontro qualcuno che ha un fuso orario diverso.

Chiedo al cliente di impostare l'orario della riunione in UTC e poi di convertirlo nella mia ora locale. Ho anche impostato un promemoria per evitare di dimenticare. Se non si tratta di un invito preregistrato, potrebbe essere utile aggiungerlo alla tua programmazione. Ti consiglio di unirti a noi qualche minuto prima per prepararti e risolvere eventuali problemi tecnici dell'ultimo minuto. Quei minuti in più fanno una grande differenza!

1. Visualizza in anteprima il tuo aspetto sulla telecamera.

Il modo in cui ci presentiamo davanti alle telecamere ha un impatto notevole sull'impressione che diamo ai potenziali datori di lavoro, clienti o colleghi. Quindi, prima di ogni videochiamata, controllo alcune cose: mi assicuro che l'illuminazione non sia troppo forte, che la telecamera sia all'angolazione giusta, che io sia al centro dell'inquadratura e che l'obiettivo della webcam sia pulito.

Se lo sfondo è troppo disordinato, lo sfoca oppure utilizzo i filtri per lo sfondo integrati, disponibili nella maggior parte delle app per riunioni. Che si tratti di sistemare la sedia o di acconciare i capelli, dare una rapida occhiata prima di iniziare la chiamata evita sorprese. La maggior parte delle app video ti consente di visualizzare un'anteprima della telecamera prima di unirti a noi: prenditi sempre un momento per controllare il tuo aspetto.

Ecco alcuni passaggi che seguo prima di partecipare a una riunione per fare una buona impressione e risparmiare tempo agli altri. Dovresti seguirlo anche tu, così non ti sorprenderai di nulla.

Per preparare efficacemente una riunione non basta sapere cosa dire, ma bisogna anche pianificare in anticipo, comprendere il pubblico e anticipare le possibili sfide. Seguendo questi semplici passaggi, puoi aumentare le probabilità di successo della tua riunione e ottenere risultati tangibili che lasceranno un'impressione positiva su tutti.