Qual è la differenza tra note e commenti in Excel?

Quando si lavora con le tabelle di Excel, si possono notare due opzioni per aggiungere note alle celle: Note e Commenti. Sebbene apparentemente simili nell'uso, ciascuna opzione ha uno scopo diverso. Le note sono la versione tradizionale dei vecchi commenti di Excel, mentre i nuovi commenti sono un'esperienza interattiva e colloquiale. Queste differenze possono avere un impatto significativo sul modo in cui collabori con gli altri o organizzi i tuoi appunti mentre lavori. Ecco una semplice spiegazione della differenza tra note e commenti e come utilizzarli in modo efficace.

Sebbene gli strumenti commenti e note di Microsoft Excel consentano di aggiungere annotazioni a una cella, ognuno di essi ha scopi diversi, funziona in modi diversi e viene visualizzato in modo diverso in un foglio di lavoro Excel stampato. In questa guida ti mostrerò come utilizzarli prima di riassumerne somiglianze e differenze.

Come utilizzare i commenti in Microsoft Excel

I commenti in Microsoft Excel sono annotazioni su singole celle che possono essere convertite in una serie di commenti separati, in stile colloquiale. Di conseguenza, sono ideali per i fogli di lavoro collaborativi.

Per aggiungere un commento a una cella che non ne contiene già uno, fare clic con il pulsante destro del mouse sulla cella interessata e quindi selezionare "Nuovo commento".

In alternativa, seleziona la cella e poi fai clic su Nuovo commento nella scheda. "Revisione" sul nastro.

Qualunque sia il percorso che sceglierai, apparirà una casella di commento mobile in cui potrai scrivere i tuoi commenti.

Sebbene sia possibile formattare i commenti in Microsoft Word, non è possibile formattarli in Microsoft Excel.

Quando si fa clic sulla freccia verde o si preme Ctrl+Invio, il commento viene salvato con il nome dell'utente e un segno viola viene aggiunto nell'angolo in alto a destra della cella per indicare che è stato aggiunto un commento.

Passa il mouse su una qualsiasi cella contrassegnata per visualizzarne i commenti.

Noterai inoltre che tutti i commenti sono contrassegnati con data e ora, rendendo facile risalire al momento in cui sono stati aggiunti.

Per aggiungere un commento a un thread di messaggi, seleziona il campo Rispondi, inserisci il commento aggiuntivo e premi Ctrl+Invio. Non è possibile creare nuovi thread di commenti per una cella che contiene già un commento o un thread. In questo modo si evitano commenti contrastanti nella cella.

ملاحظة
Chiunque disponga di autorizzazioni di modifica alla cartella di lavoro può aggiungere commenti. Chi ha i permessi di visualizzazione può solo leggere i commenti.

Se hai effettuato l'accesso all'account della tua organizzazione, digita @ nella casella dei commenti, seleziona il collega che vuoi menzionare nel commento e inviagli una notifica.

Una volta completata la discussione e completate tutte le attività correlate, fai clic sui tre puntini nell'angolo in alto a destra del primo commento, quindi seleziona "Risolvi discussione". In questo modo si impedisce l'aggiunta di ulteriori commenti e la cronologia della conversazione può essere visualizzata passando il mouse sulla cella.

In alternativa, per eliminare definitivamente l'argomento, clicca su "Elimina argomento". Tuttavia, usate questa opzione con cautela, poiché non potrete recuperare gli argomenti eliminati una volta che sono stati eliminati! Puoi anche modificare una nota cliccando sull'icona della matita.

Dopo aver risolto un argomento, il tag della cella passa da viola a grigio e il pulsante Nuovo commento nella scheda Revisione della barra multifunzione diventa grigio, il che significa che non è possibile avviare un nuovo argomento di commento per quella cella.

In alternativa, per riaprire l'argomento e aggiungere altri commenti, passa il mouse sulla cella e clicca sulla freccia "↺" nell'angolo in alto a destra.

Per visualizzare tutti i commenti aperti e risolti in un foglio di lavoro, fare clic su Mostra commenti nella scheda Revisione della barra multifunzione. Quindi, nel pannello Commenti, puoi aggiungere altre annotazioni ai thread aperti, avviare un nuovo thread per la cella selezionata o fare clic sull'icona del filtro nell'angolo in alto a destra per visualizzare solo i thread aperti o risolti.

ملاحظة
Nel pannello Commenti vengono visualizzati solo i commenti sulle celle attive del foglio di lavoro. Quando si passa a un altro foglio di lavoro tramite le schede nella parte inferiore della finestra di Excel, il pannello Commenti si aggiorna per visualizzare i commenti presenti in quel foglio.

Per visualizzare i commenti sulle copie stampate del foglio di lavoro, fare prima clic sul pulsante di avvio della finestra di dialogo Imposta pagina nell'angolo del gruppo Imposta pagina nella scheda Layout di pagina. Quindi, nella scheda Foglio della finestra di dialogo Imposta pagina, selezionare Alla fine del foglio, quindi fare clic su OK.

ملاحظة
Selezionando questa opzione verranno stampate tutte le note presenti nel foglio di lavoro. Non è possibile stampare solo i commenti se il foglio di calcolo contiene anche note.

Ora, dopo aver premuto Ctrl+P, vai alla fine dell'anteprima di stampa per vedere come appariranno gli argomenti nella stampa, quindi stampa il foglio quando sei pronto!

Come utilizzare le note in Microsoft Excel

Le note in Microsoft Excel sono semplici annotazioni associate a singole celle. Viene solitamente utilizzato per aggiungere contesto al contenuto della cella, ma può essere utilizzato anche come componente aggiuntivo per evitare di inserire troppe informazioni in una cella.

Per aggiungere una nota a una cella, fai clic con il pulsante destro del mouse sulla cella desiderata e seleziona "Nuova nota". Non è possibile aggiungere una nota a una cella che ne contiene già una.

In alternativa, seleziona la cella a cui vuoi aggiungere la nota, quindi fai clic su Note > Nuova nota nella scheda Revisione della barra multifunzione.

Successivamente, sotto il tuo nome utente Microsoft apparirà una casella Note con un cursore lampeggiante, in cui potrai digitare la spiegazione per quella cella. Una volta terminato, fare clic su una cella qualsiasi del foglio di lavoro per uscire dalla modalità di modifica delle note.

Consigli

Per nascondere l'identità della tua nota, seleziona il nome utente e premi il pulsante Elimina.

Per formattare il carattere in una nota, seleziona il testo e usa le scorciatoie da tastiera per formattare, come Ctrl+B per il grassetto, Ctrl+i per il corsivo, oppure fai clic con il pulsante destro del mouse in un punto qualsiasi della nota e scegli Formato commento per aprire la finestra di dialogo Formato commento.

Consigli
Fare clic con il pulsante destro del mouse sul bordo della nota per apportare altre modifiche di formattazione, ad esempio cambiare il colore di sfondo, scegliere un tipo di cornice diverso o modificare la direzione del testo.

Le note in Microsoft Excel sono simili all'app Sticky Notes di Windows, in cui è possibile ridimensionare la casella di testo facendo clic e trascinando le maniglie, e spostare la nota in qualsiasi punto del foglio di lavoro facendo clic e trascinando il bordo della forma.

Ogni cella che contiene note presenta un segno rosso nell'angolo ed è possibile passarci sopra il mouse in qualsiasi momento per visualizzarne il contenuto. Quando si esegue questa operazione, viene visualizzata una freccia tra la nota e la cella a cui si riferisce, una funzionalità utile se si hanno molte note in un singolo foglio di lavoro.

D'altra parte, è possibile forzare Excel a visualizzare tutte le note delle celle contemporaneamente. Per fare ciò, dal menu a discesa Note nella scheda Revisione della barra multifunzione, fare clic su Mostra tutte le note. Fare clic sullo stesso pulsante per nasconderlo di nuovo.

Per modificare una nota, fare clic con il pulsante destro del mouse sulla cella interessata, quindi fare clic su Modifica nota.

Puoi anche eliminare una nota dal menu contestuale selezionando "Elimina nota". Fai attenzione, però: una volta eliminata una nota, non potrai più recuperarla!

Se, dopo aver aggiunto delle note, vuoi condividere il tuo foglio di lavoro con altri, puoi convertirle in commenti, in modo che i collaboratori possano aggiungere le proprie idee e suggerimenti. Per fare ciò, nella scheda Revisione della barra multifunzione, fare clic su Note > Converti in commenti.

Verrà quindi visualizzato un avviso che informa che durante il processo le immagini e la formattazione verranno rimosse. Se non ti piace, clicca su "Converti tutte le note". Vale anche la pena notare che non è possibile convertire singole note in commenti: è una situazione "tutto o niente"!

Le note convertite in commenti non vengono documentate con una marca temporale, perché Excel non tiene traccia con precisione del momento in cui è stata aggiunta la nota originale.

Per visualizzare le note quando si stampa il foglio di lavoro, fare clic sul pulsante di avvio della finestra di dialogo Imposta pagina nell'angolo della "impostazione della pagina"Sotto la scheda “Layout di pagina”, prima di aprire la scheda Foglio della finestra di dialogo Imposta pagina.

Quindi, dal menu a discesa: Commenti e noteAll'interno della sezione "Stampa", Scegli una delle seguenti opzioni:

• Alla fine del foglio: questa opzione visualizza tutti i commenti e le note alla fine della stampa, inclusa la cella a cui si riferiscono, l'autore (se presente) e l'annotazione. Selezionando questa opzione vengono stampati anche tutti i commenti presenti nel foglio di lavoro.
• Come mostrato nel foglio: se si abilita l'opzione Mostra tutte le note nel menu a discesa Note nella scheda Revisione, le note verranno stampate esattamente come appaiono nella cartella di lavoro sullo schermo. Selezionando questa opzione vengono stampate solo le note (nessun commento).

Dopo aver effettuato la selezione, fare clic su "OK", Quindi premere Ctrl+P per stampare il foglio di lavoro.

Commenti vs. Note in Excel: un confronto

Di seguito è riportata una tabella riassuntiva che mostra le somiglianze e le differenze tra commenti e note in Microsoft Excel:

In questa guida ho trattato solo due utili strumenti della scheda Revisione di Microsoft Excel, ma ce ne sono molti altri! Ad esempio, puoi verificare che tutti abbiano accesso alla tua cartella di lavoro, proteggere con password un singolo foglio di lavoro o l'intero file e tenere traccia di eventuali modifiche.