Gestire la tua casella di posta richiede molto lavoro, soprattutto quando ricevi tonnellate di email ogni giorno. Con le regole in Microsoft Outlook, puoi occuparti automaticamente della tua casella di posta. Ciò ti consente di risparmiare tempo dall'azione manuale sui messaggi e ti aiuta a lavorare con la tua posta elettronica.
Come funzionano le regole in Outlook?
Le regole in Outlook ti consentono di impostare azioni di posta elettronica che soddisfano determinati criteri. Quando i messaggi arrivano nella tua casella di posta, le regole prendono automaticamente il sopravvento per tali azioni.
Ad esempio, puoi spostare la posta elettronica dal tuo negozio preferito in una cartella della spesa, contrassegnare i messaggi del tuo supervisore come importanti o Inoltro automatico della posta elettronica al tuo compagno.
Puoi fare cose del genere automaticamente dopo aver impostato le regole, quindi rilassati e lascia che le regole di Microsoft Outlook gestiscano la tua casella di posta senza muovere un dito.
Come creare una regola in Outlook
L'impostazione di una regola in Outlook è un processo dettagliato che l'app ti guida attraverso. Inizia definendo i criteri di posta elettronica, vai a scegliere le azioni, facoltativamente aggiungi eccezioni alla regola, quindi attiva la regola.
Crea una base da zero
- Per creare una regola in Outlook da zero, seleziona “File -> Informazioni” , Poi Gestione delle regole e degli avvisi.
- Scegli un account e-mail in alto se ne hai più di uno e fai clic "Nuova regola".
- ti dà un quadrato "Mago delle regole" Tipi di lanciatori di base per iniziare, simili ai modelli in Outlook. più basso "Partendo da una tabula rasa" , puoi scegliere se applicare la regola all'e-mail che ricevi o invii.
- Se scegli Criteri in una delle due sezioni superiori, utilizza i link visualizzati in basso per aggiungere l'elemento. Ad esempio, se scegli Riproduci un suono quando ricevo messaggi da qualcuno , fai clic su Collega “Persone o gruppo pubblico” Per specificare una persona e un collegamento "il suono" per selezionare il suono. Segui questo facendo clic su "successiva".
- Conferma la condizione e aggiungine altre se lo desideri. Tieni presente che tutte le condizioni devono essere soddisfatte affinché la regola si applichi. Clic "successiva" Quando hai finito di selezionare le condizioni.
- Conferma l'azione e facoltativamente aggiungine altre. Ricorda che tutte le azioni specificate verranno eseguite. Clic "successiva" Dopo aver finito di aggiungere azioni.
- Le eccezioni consentono di ignorare la regola per alcuni messaggi di posta elettronica. Seleziona le caselle per eventuali esclusioni che desideri aggiungere, utilizza i collegamenti in basso per scegliere gli elementi e fai clic "successiva".
- Inserisci un nome per la tua regola in alto e seleziona "Imposta opzioni regola". selezionare la casella "Esegui questa regola". Facoltativamente, controlla gli altri due per eseguire immediatamente la regola sull'e-mail esistente e utilizzare la regola su tutti i tuoi account e-mail.
- Conferma le condizioni, le azioni e le esclusioni nella casella Passaggio 3 in basso e fai clic "fine".
- La tua regola ora appare con un segno di spunta accanto ad essa nella casella Regole e avvisi. Se desideri disabilitare la regola in un secondo momento, puoi tornare qui e deselezionare la casella. Individuare "OK" أو "Implementazione" per salvare o uscire "Cancellazione" Se cambi idea.
Crea una regola basata su un'e-mail
- Per creare una regola basata su un'e-mail esistente, seleziona il messaggio nella posta in arrivo o aprilo nella sua finestra. Vai alla scheda "Pagina iniziale" e aprire l'elenco a discesa "le regole" e selezionare "Crea una regola".
- in finestra "Crea una regola" In alto, vedrai le condizioni disponibili. Dal momento che stai creando una regola basata sull'e-mail, puoi utilizzare criteri come chi è quella persona, cosa c'è nell'oggetto o semplicemente inviartelo.
- Scegli l'azione che desideri intraprendere in base alla situazione. Puoi visualizzarlo in una finestra di avviso di un nuovo elemento, riprodurre un suono o spostarlo in una cartella.
- Se vuoi aggiungere più condizioni o azioni, scegli "Opzioni avanzate". Vedrai le stesse caselle della Creazione guidata Regole. Fai le tue scelte per creare la tua regola.
- Se sei soddisfatto della regola così com'è, fai clic su "OK" salvare e applicare.
Esempi di regole di Outlook
Ora che sai come creare una regola in Outlook, esaminiamo alcuni esempi utili. Creiamo queste regole da zero utilizzando le istruzioni sopra.
Sposta i messaggi in una cartella
Se sposti spesso i tuoi messaggi in cartelle per mantenere organizzata la posta in arrivo, puoi impostare una regola per spostarli automaticamente e risparmiare un po' di tempo.
- in una scatola "Mago delle regole" Innanzitutto, seleziona Sposta i messaggi da una persona a una cartella. Scegli invece una delle altre due condizioni "Trasferimento messaggio". Individuare “Persone o gruppo pubblico” In fondo per scegliere un contatto e "specifica" per scegliere la cartella. Fai clic su {avanti”. Nel nostro esempio, scegliamo “fred@flintstone.com” و "Risorse di marketing" Dritto.
- Naviga attraverso la Creazione guidata Regole come mostrato sopra scegliendo Altre condizioni e azioni, Aggiunta di eccezioni e infine nominando e abilitando la regola.
Segnala l'e-mail di follow-up
Contrassegnare l'e-mail è un altro buon modo per organizzare i messaggi, in quanto ti consente di impostare il contrassegno e vederlo non appena arriva l'e-mail.
- in una scatola "Mago delle regole" Innanzitutto, seleziona "Contrassegna i messaggi di qualcuno per il follow-up". Individuare “Persone o gruppo pubblico” per selezionare un contatto e "Continua in questo momento" Per scegliere il tipo di follow-up e la tempistica. In questo esempio, scegliamo “Wilma@flintstone.com” و "Chiamata" و "Domani".
- Segui le istruzioni rimanenti per navigare "Mago delle regole" E salva la regola e abilitala.
Nota: una volta visualizzato un messaggio contrassegnato, puoi farlo Pianifica la tua risposta in Outlook.
Assegna una categoria a un'e-mail
Per scoprire rapidamente quale email rientra in determinate categorie, perché non creare una regola per farlo in anticipo? Questo porterà a Metti i messaggi in categorie proprio da vedere a colpo d'occhio.
- Nella prima casella Creazione guidata Regole selezionare "Applica la regola ai messaggi che ricevo". Clic "successiva" per stabilire le condizioni.
- Seleziona le caselle per i termini e i dettagli che desideri utilizzare. Nel nostro esempio, usiamo "con parole specifiche sull'argomento" E scegliamo "parole specifiche" per aggiungere una parola "progetto". Clic {successivo."
- casella di controllo "assegnalo alla classe di categoria" , quindi tocca "categoria" per selezionare la categoria che si desidera utilizzare. Scegliamo una categoria "Clienti". Clic {successivo."
- Facoltativamente, aggiungi eccezioni e fai clic su "successiva".
- Assegna un nome alla regola, eseguila, conferma l'impostazione e fai clic "fine".
Contrassegna i messaggi come prioritari
Se imposti una priorità per l'identificazione delle email, come quelle del tuo capo o di un cliente privato, puoi contrassegnarle subito come importanti. O forse vuoi contrassegnare l'e-mail in cui sei incluso come CC come priorità bassa.
- Proprio come la regola sopra, seleziona "Applica la regola ai messaggi che ricevo" Nella Creazione guidata Regole, fare clic su Avanti per specificare le condizioni.
- Seleziona le caselle per le condizioni che desideri utilizzare e fai clic per aggiungere i dettagli. Ecco, usiamo "Inserisci il mio nome nella casella CC". Fai clic su {avanti”.
- Spunta la casella per 'Segnalo come importante' e clicca "Importanza" per scegliere il livello che si desidera utilizzare. Noi scegliamo "bassa importanza". Fai clic su {avanti”.
- Facoltativamente, aggiungi eccezioni e fai clic su "successiva".
- Assegna un nome alla regola, eseguila, conferma l'impostazione e fai clic "fine".
Suggerimento: sii un professionista della posta elettronica con Scorciatoie da tastiera di Outlook.
Domande frequenti
D1: dove trovo le mie regole di Outlook?
La risposta: Puoi accedere alle tue regole se desideri disabilitare, modificare o eliminare una o più di esse nella finestra Gestore regole.
Vai su File -> Informazioni o apri il menu Regole nella scheda Home e seleziona Gestisci regole e avvisi.
D2: Perché la mia regola di Outlook non funziona?
La risposta: Potrebbero esserci diversi motivi per cui una regola impostata in Outlook potrebbe non funzionare come previsto. Ecco alcune cose da cercare:
- Seleziona la casella Gestisci regole e avvisi per assicurarti che la regola sia abilitata.
- Assicurati che la regola richieda una cartella o un contatto valido e non uno che hai eliminato.
- Assicurati di non applicare prima una regola diversa.
Per ulteriori cause e soluzioni, vedere qui Pagina di supporto Microsoft.
Q3: posso impostare una regola di formattazione condizionale in Outlook?
La risposta: La formattazione condizionale è disponibile in Outlook in una posizione separata dalle regole della posta in arrivo discusse qui.
Vai alla scheda Visualizza e seleziona Visualizza impostazioni nella barra multifunzione. Nella casella visualizzata, scegli Formattazione condizionale, quindi imposta la regola nella successiva casella Formattazione condizionale.
