Quando è la soluzione migliore convertire un documento Word in PDF?

La condivisione di documenti è una parte essenziale di qualsiasi processo di comunicazione professionale, ma spesso sorgono dubbi sul formato di file migliore per l'invio. Sebbene Microsoft Word sia il formato più diffuso per l'editing di testo, il PDF offre vantaggi che lo rendono la scelta più intelligente in molte situazioni. Dalla conservazione della formattazione alla compatibilità tra dispositivi, la conversione dei documenti in PDF non riguarda solo la forma, ma anche la garanzia che il contenuto arrivi intatto, senza modifiche o problemi.

Quando termino un documento Microsoft Word e voglio inviarlo ad altri, spesso lo salvo in formato Portable Document Format (abbreviato PDF). Questo passaggio crea una copia coerente e archiviata di tutti i documenti, riducendo la possibilità che si verifichino problemi in seguito.

Consigli
Esistono due modi per salvare un documento Word in formato PDF. Per prima cosa, premi F12 per aprire la finestra di dialogo Salva con nome e, nel campo Salva come tipo, seleziona PDF. Oppure premere Ctrl+P per aprire le opzioni di stampa, quindi cambiare la stampante in "Microsoft Print to PDF" (o un'opzione simile).

1. Formato salvato

Il motivo principale per cui preferisco salvare e inviare documenti Word in formato PDF è per garantire che i caratteri, le immagini, le tabelle e il layout generale vengano preservati. Questo perché i documenti Word salvati come PDF vengono convertiti in un formato di file a layout fisso, il che significa che specificano e memorizzano la posizione esatta di ogni elemento sulla pagina.

Supponiamo che tu abbia un documento Word e che tu voglia inviarlo a qualcun altro tramite e-mail. Il destinatario potrebbe anche avere Microsoft Word, ma ciò non significa che vedrà esattamente ciò che hai creato sul suo schermo, soprattutto se utilizza una versione precedente del programma o con meno funzionalità e strumenti. D'altro canto, salvare e inviare il documento in formato PDF aumenta le probabilità che la formattazione rimanga invariata durante il trasferimento dal tuo dispositivo al suo.

Inoltre, se si invia un documento Word contenente un font importato o un tipo di font disponibile solo per gli abbonati a Microsoft 365, il testo verrà sostituito con un font sostitutivo se il sistema non dispone dello stesso font. Tuttavia, poiché i file PDF tendono a incorporare i font utilizzati durante la creazione del documento, questi rimarranno gli stessi indipendentemente dalle impostazioni del destinatario.

ملاحظة
Si prega di notare che l'incorporamento di caratteri complessi o di grandi dimensioni in un PDF può aumentare notevolmente le dimensioni del file.

2. Ampio consenso

Fino a luglio 2008, il formato PDF era di proprietà e sotto il controllo di Adobe, il che significava che gli utenti avrebbero potuto riscontrare limitazioni software o problemi di compatibilità durante l'apertura del file. Tuttavia, da quella data, questo formato è diventato uno standard aperto, il che significa che chiunque può leggere i file PDF su quasi tutti i dispositivi, dai laptop e computer desktop agli smartphone e tablet. Infatti, la maggior parte dei dispositivi moderni è dotata di lettori PDF integrati gratuiti.

Di conseguenza, i giorni in cui rispondevo in modo fastidioso alle mie e-mail in cui mi chiedevano un documento Word in un formato diverso sono finiti. Ma la cosa più importante è che, nel nostro mondo frenetico, gli utenti possono visualizzare il documento Word che hai inviato loro in formato PDF ovunque si trovino, senza doversi preoccupare di navigare attraverso la complessa interfaccia utente dell'app mobile Microsoft Word.

Il test definitivo che metto alla prova per determinare la compatibilità di un programma è far interagire mio padre (che Dio abbia pietà di lui) con esso. Quando gli ho inviato un documento Microsoft Word, ha avuto difficoltà ad aprirlo, ha trovato l'interfaccia complessa e vi ha apportato modifiche indesiderate. Quando gli ho inviato il PDF, è riuscito ad aprirlo facilmente sul suo tablet e sul suo telefono, a scorrerlo e ad ingrandire senza problemi, senza apportare modifiche involontarie al contenuto. Possiamo quindi affermare con sicurezza che i file PDF superano questo test di compatibilità.

3. Contenuto bloccato

Sebbene alcuni programmi consentano di modificare i file PDF, inviare un documento in questo formato implica che il contenuto avrà meno probabilità di essere modificato rispetto a un documento Word. Inoltre, se un PDF viene modificato, spesso lascia una traccia della modifica, ad esempio la data di modifica nei metadati, il che significa che posso stabilire se altri hanno apportato modifiche al file originale.

Per questo motivo, i file PDF sono utili per inviare documenti ufficiali o riservati, come contratti o lettere, soprattutto se non richiedono ulteriori modifiche da parte del destinatario. I file PDF possono anche essere protetti con una password e alcuni editor PDF offrono la possibilità di limitare le autorizzazioni di modifica.

4. Dimensioni dei file più piccole

I file PDF sono ottimizzati per la visualizzazione e la stampa, il che significa che eliminano tutti i dati di formattazione del documento, come le strutture delle tabelle e le impostazioni dei paragrafi, pur preservandone l'aspetto. Questi file utilizzano spesso grafica vettoriale per le immagini e codificano in modo efficiente il testo utilizzando font incorporati, riducendo ulteriormente le dimensioni del file rispetto ai file salvati e inviati come file Microsoft Word.

Quando si salva un documento Word come file PDF, premendo F12 e selezionando "PDF" nel campo "Tipo di salvataggio" si ha la possibilità di creare un file PDF delle dimensioni minime.

Eseguendo questo ulteriore passaggio prima di cliccare su "Salva" si riducono le dimensioni del file, il che significa che caricarlo come allegato e-mail richiede meno tempo. Se necessario, posso anche allegare altri file all'e-mail e il destinatario dell'e-mail trarrà vantaggio da velocità di download più elevate e da meno spazio sul dispositivo. Tuttavia, tieni presente che la creazione di un PDF di piccole dimensioni riduce leggermente la qualità del contenuto, anche se questa differenza solitamente è appena percettibile.

Oltre a garantire compatibilità, integrazione e coerenza salvando e inviando documenti Microsoft Word come PDF, puoi fare lo stesso con le note di OneNote, i fogli di calcolo di Excel, le e-mail di Outlook e le diapositive di PowerPoint.