Scegliere tra Google Fogli e Microsoft Excel non è più solo una questione di preferenze personali. Entrambi gli strumenti hanno i loro punti di forza, ma in situazioni specifiche Google Fogli li supera nettamente, soprattutto in termini di collaborazione istantanea, integrazione con altri servizi Google e possibilità di lavorare da qualsiasi luogo senza dover installare alcun software. In questo articolo, esploriamo le situazioni in cui Google Fogli semplifica e velocizza le attività rispetto a Excel e come sfruttarlo in modo intelligente senza compromettere funzionalità importanti.
Non è un segreto che Microsoft Excel sia più potente e sofisticato di Google Fogli, e che sia spesso il programma preferito per calcoli complessi e grandi set di dati. Tuttavia, Google Fogli offre diversi vantaggi spesso trascurati che potrebbero far pendere la bilancia a suo favore.
5. Ottieni assistenza dettagliata durante la scrittura delle formule.
Sia Google Fogli che Microsoft Excel mirano ad aiutarti nella scrittura delle formule. Infatti, non appena digiti la parentesi aperta, entrambi i programmi visualizzano suggerimenti pop-up che includono la formula della funzione.
Tuttavia, in Fogli Google, se fai clic sulla freccia rivolta verso il basso a destra della finestra pop-up, puoi visualizzare maggiori informazioni sulla funzione che stai utilizzando.
Nello specifico, ti verrà mostrato un esempio della formula completa per la funzione in questione. Questo è molto utile se, come me, ti dimentichi spesso che alcuni argomenti devono essere strutturati, ad esempio racchiudendoli tra virgolette. Ti verrà anche mostrata una descrizione dettagliata della funzione e di cosa rappresenta ciascun argomento nella formula. Se hai ancora problemi a comprendere la formula, scorri fino in fondo alla finestra pop-up e clicca sul link alla pagina di supporto.
Queste informazioni aggiuntive fanno una grande differenza se si utilizza una funzione mai utilizzata prima o una funzione che richiede molti argomenti.
4. Condensa i tuoi collegamenti ad altri file
Sia Google Fogli che Microsoft Excel consentono di inserire collegamenti ad altri file all'interno dello stesso programma. Ad esempio, in Fogli, è possibile copiare l'URL del file di Google Fogli che si desidera collegare e incollarlo in una cella del file attivo. Allo stesso modo, in Excel, è possibile fare clic con il pulsante destro del mouse su una cella, selezionare "Collega" e creare un collegamento ipertestuale a un file Excel esistente.
Come puoi vedere in entrambi gli screenshot qui sopra, i link sono lunghi e disorganizzati.
Per evitare questo problema in Microsoft Excel, invece di incollare il collegamento direttamente in una cella, è possibile prima digitare del testo e poi collegare il testo al file Excel pertinente.
Tuttavia, questo processo può richiedere molto tempo, soprattutto se è necessario collegare più file contemporaneamente. Inoltre, selezionare e formattare la cella collegata senza attivare il collegamento può essere estremamente complicato, poiché il collegamento è attivo non appena inserito.
D'altro canto, in Fogli Google, quando selezioni la cella che contiene un collegamento a un altro file di foglio di calcolo, hai la possibilità di sostituire l'URL con una diapositiva.
Quando attivi questa opzione, l'URL si trasforma in un pulsante formattato in modo ordinato, con il nome del file inserito automaticamente.
Uno dei vantaggi più importanti dell'utilizzo delle diapositive collegate in Fogli Google è che, se si clicca accidentalmente su di esse, non si verrà indirizzati direttamente al file collegato. Apparirà invece una finestra pop-up che consentirà di confermare la volontà di abbandonare il foglio di lavoro attivo e passare al foglio di lavoro collegato.
Ciò significa che puoi selezionare facilmente la cella che contiene il collegamento e formattarla senza dover fare troppa attenzione a dove clicchi.
3. Visualizza i nomi delle tabelle nell'area delle celle
Prima del 2024, le tabelle formattate erano disponibili solo in Microsoft Excel, ma Google ne ha riconosciuto l'utilità e ha deciso di integrarle nel suo software per fogli di calcolo.
Ci sono molte ragioni per cui potresti voler convertire i tuoi dati in tabelle formattate, tra cui la possibilità di fare riferimento ai nomi di tabelle e colonne nelle formule. Ad esempio, scrivere:
=SOMMA(Punteggi_Giocatore[Punteggio])
Inserendo un valore in una cella vuota sia in Fogli che in Excel, viene restituito il totale di tutti i valori nella colonna Punteggio della tabella Punteggio giocatore, risparmiandoti la fatica di fare riferimento manualmente agli intervalli di dati.
Tuttavia, invece di copiare semplicemente il design dei fogli di calcolo di Microsoft, Google ha migliorato il processo di denominazione delle tabelle.
Per rinominare una tabella in Microsoft Excel, è necessario selezionare una cella, andare alla scheda "Progettazione tabella" e modificare il testo nel campo "Nome tabella" nel gruppo "Proprietà". Data l'importanza delle tabelle, è sorprendente che sia necessario scorrere a fondo la barra degli strumenti per rinominarle.
D'altra parte, in Fogli Google, il nome della tabella appare nell'area del foglio di lavoro, direttamente sopra la tabella stessa. Quindi, una volta creata una tabella, il programma ti ricorda di darle un nome, e ci vuole solo un secondo.
Di conseguenza, quando fai riferimento a una tabella in una formula in Fogli Google, ti basta dare un'occhiata alla tabella, anziché scorrere i menu a nastro, per ricordarne il nome, risparmiando molto tempo.
Consigli
Per visualizzare un elenco di tutte le tabelle e gli intervalli denominati in un file di Fogli Google o Microsoft Excel, fare clic sulla freccia rivolta verso il basso nella casella Nome, situata nell'angolo in alto a sinistra della finestra del foglio di calcolo (appena sopra le intestazioni di riga).
2. Identificare le celle che contengono elenchi a discesa.
L'aggiunta di elenchi a discesa alle celle (operazione che puoi effettuare sia in Fogli Google sia in Microsoft Excel facendo clic su Dati > Convalida dati) migliora l'efficienza dell'immissione dei dati, previene errori di battitura e garantisce la coerenza.
In Microsoft Excel, le celle contenenti regole di convalida dei dati per gli elenchi a discesa vengono visualizzate come celle "normali" finché non si fa clic su di esse. In altre parole, non è possibile sapere se un valore può essere selezionato da un elenco a discesa finché non si selezionano le celle interessate.
D'altro canto, le celle di Fogli Google che contengono elenchi a discesa adottano un formato stilizzato dall'aspetto professionale e rendono chiaro che è possibile fare clic sulle celle per visualizzare le opzioni di input.
Inoltre, quando si specificano le opzioni di input per la convalida dei dati, è possibile assegnare strisce di colore. Per farlo in Microsoft Excel, è necessario aggiungere regole di formattazione condizionale.
1. Ricevi una notifica quando cambiano i valori di celle specifiche.
Finora ho spiegato come le versioni di Google Fogli di alcune delle funzionalità che condivide con Microsoft Excel siano più facili da usare. Tuttavia, in questa sezione finale, vi presenterò uno strumento esclusivo di Google Fogli: le notifiche condizionali.
Al momento della stesura di questo articolo (luglio 2025), le notifiche condizionali in Fogli Google sono disponibili solo per gli utenti di Google Workspace for Business, Enterprise o Education. Questo perché questo strumento è progettato per fogli di lavoro condivisi in spazi di lavoro collaborativi.
Immagina di essere un project manager che monitora l'avanzamento di diverse attività nella tua organizzazione. La colonna "Stato" ti mostra se un'attività è in corso, completata o richiede un'azione di follow-up.
Per monitorare l'avanzamento di ogni attività, puoi impostare una regola di notifica condizionale che ti invierà un'e-mail quando cambia lo stato di un'attività. Per farlo in Microsoft Excel, devi saper scrivere codice VBA, che è una competenza più complessa.
Per prima cosa, in Fogli Google, fai clic con il pulsante destro del mouse su una cella qualsiasi nell'intervallo, quindi seleziona Avvisi condizionali.
Successivamente, nel riquadro Aggiungi una regola, assegna un nome alla regola, seleziona la tabella, l'intervallo o la cella, digita gli indirizzi email di Gmail o Workspace (fino a 10) che devono essere avvisati quando i dati cambiano, quindi fai clic su "Salva".
È anche possibile aggiungere condizioni aggiuntive, ad esempio ricevere una notifica solo se il valore di una cella cambia in una parola specifica, facendo clic su Aggiungi condizione.
Ora, quando il valore di una cella filtrata viene modificato, verrà inviata una notifica via email agli indirizzi specificati. La notifica include dettagli sulla cella modificata, le modifiche apportate e il nome della persona che ha apportato la modifica.
ملاحظة
La notifica potrebbe richiedere fino a 30 minuti. Se vengono apportate più modifiche in un breve lasso di tempo, le notifiche potrebbero essere raggruppate in un'unica email.
In questo caso, poiché lo stato è cambiato in "Azione richiesta", devo inviare un'e-mail alla persona che ha apportato la modifica per discutere su come consentire all'attività di continuare.
Se sei ancora indeciso sull'utilizzo di Google Sheets o Microsoft Excel, prenditi del tempo per confrontare i due programmi in termini di capacità di analisi e visualizzazione dei dati, facilità di collaborazione, sofisticatezza degli strumenti offerti e prestazioni complessive.
Google Fogli non sostituisce completamente Excel sotto ogni aspetto, ma in molti scenari è superiore in termini di flessibilità e facilità di collaborazione. Se lavori in team, hai bisogno di un accesso rapido da più dispositivi o preferisci interfacce semplici senza la complessità dei software per ufficio, potrebbe essere il momento di riconsiderare il tuo strumento preferito. L'esperienza pratica è fondamentale, ma questo articolo ti offre una guida di base per decidere quale sia la soluzione più adatta a te.
